Ein Dokumentenmanagementsystem ist ein Server-basiertes Computersystem, mit dem Unternehmen ihre elektronischen Dokumente speichern und verfolgen können. Mit anderen Worten: Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine sicherer zentraler Speicherort oder ein virtueller Aktenschrank für elektronische Dokumente. Sie können damit elektronische Dokumente schnell suchen und abrufen und anderen Benutzern zugänglich machen.
Ein Dokumentenmanagementsystem kann auch Werkzeuge umfassen, die einer Gruppe von Leuten die Zusammenarbeit an denselben Dokumenten erleichtert So können mit bestimmten Dokumentenmanagementsystemen mehrere Versionen von Dokumenten verfolgt und gespeichert werden, damit sich Änderungen verfolgen und frühere Versionen abrufen lassen.
Übersicht zu Dokumentenbibliotheken
In einigen Dokumentenmanagementsystemen wird der Begriff „Dokumentenbibliothek" zur Bezeichnung der Komponente verwendet, mit der Sie auf Ihre Dokumente zugreifen und die Dokumente speichern und abrufen können. Um auf Dokumente zuzugreifen, müssen Sie wissen, wo auf dem Server die Dokumentenbibliothek gespeichert ist. Sie können diese Information von Ihrem Netzwerk-Administrator einholen, von dem Sie die Internetadresse (URL) der Dokumentenbibliothek erhalten. Die URL hat folgendes Format: http://[Name des Servers]/[Site]/[Name].
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