Un système de gestion de documents est un système informatique basé sur serveur, qui permet aux entreprises de stocker et de suivre leurs documents électroniques. En d’autres termes, un système de gestion de documents est un emplacement central sécurisé, ou une armoire de classement virtuelle, pour les documents électroniques. Il vous permet de rechercher et récupérer facilement les documents électroniques, et de les mettre à la disposition des autres.
Un système de gestion de documents peut également comprendre des outils qui facilitent la collaboration d’un groupe de personnes sur les mêmes documents. Par exemple, certains systèmes de gestion de documents permettent de suivre et de stocker plusieurs versions d’un document, afin que vous puissiez suivre les modifications et récupérer les versions précédentes.
Comprendre les bibliothèques de documents
Dans certains systèmes de gestion de documents, le terme « bibliothèque de documents » est utilisé pour désigner le composant qui vous permet d’accéder, de stocker et de récupérer vos documents. Pour accéder aux documents, vous devez savoir où la bibliothèque de documents se trouve sur le serveur. Vous pouvez obtenir ces renseignements auprès de votre administrateur réseau, qui peut vous fournir l’adresse Web, ou l’URL, de la bibliothèque de documents. L’URL se présente sous le format suivant : http://[ServerName]/[Site]/[Name].
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