ドキュメント管理システムは、組織が自社の電子ドキュメントを保存および追跡できるようにするサーバーベースのコンピュータ システムです。つまり、ドキュメント管理システムは、電子ドキュメント用の安全な中央の場所 (仮想ファイリング キャビネット) です。このシステムでは、電子ドキュメントを簡単に検索および取得し、他のユーザーが使用できるようにすることができます。
また、ドキュメント管理システムには、ユーザーのグループが同じドキュメントでコラボレーションすることを簡単にするツールも含まれる場合があります。たとえば、あるドキュメント管理システムは、複数のバージョンのドキュメントを追跡および保存できるため、ユーザーは、変更を追跡し、以前のバージョンを取得できます。
ドキュメント ライブラリについて
あるドキュメント管理システムでは、ドキュメントのアクセス、保存、取得ができるようにするコンポーネントを指すのに「ドキュメント ライブラリ」という用語が使用されます。ドキュメントにアクセスするには、サーバー上のドキュメント ライブラリが配置されている場所を知っておく必要があります。この情報はネットワーク管理者から入手することができます。ネットワーク管理者は、ドキュメント ライブラリの Web アドレス (URL) を提供することができます。URL の形式は次のとおりです:http://[サーバー名]/[サイト]/[名前]。
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