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您可以將文件匯出為 PDF 檔案。只要使用者的電腦上安裝了 Adobe Acrobat、Adobe Reader 或 PDF 相容的讀取工具，即可在平台上檢視、共用與列印 PDF 檔案。PDF 檔案可以上傳到 Intranet 或 Web。您也可以將個別選取區域或整個文件匯出為 PDF 檔案。
將文件匯出為 PDF 檔案時，您有從數種 PDF 預設項目中進行選擇，這些預設均套用特定的設定。例如，使用「Web」預設項目時，PDF 檔案中的影像解析度會針對 Web 進行最佳化。
您也可以建立新的 PDF 預設項目或編輯任何現有預設項目。PDF 檔案的安全性設定並未儲存在 PDF 預設項目中。若要取得有關 PDF 檔案安全性選項的資訊，請參閱設定 PDF 檔案的安全性選項.
如果您已在文件中使用符號，則 PDF 檔案將支援這些符號。若要取得有關符號的更多資訊，請參閱使用符號.
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按一下「檔案」 「PDF 發行」。 |
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從「PDF 預設項目」清單方塊中選擇下列其中一個選項： |
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保存 (CMYK) — 可建立適用於保存的 PDF/A-1b 檔案。與傳統的 PDF 檔案相比，PDF/A-1b 檔案更加適用於長期保存文件，因為這些檔案更加獨立並且設備更加獨立。PDF/A-1b 檔案包括內嵌字型、設備獨立式色彩，並且將其自身描述作為 XMP 中繼資料。此 PDF 樣式保持原始文件中包含的任何特別色或 Lab 色彩，但是它將所有其他色彩 (如灰階或 RGB) 轉換為 CMYK 色彩模式。此外，此模式嵌入色彩描述檔以指定應該如何在建構設備上釋譯 CMYK 色彩。 |
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保存 (RGB) — 與先前的樣式相似，可建立 PDF/A-1b 檔案，保留任何特別色和 Lab 色彩。所有其他色彩均轉換為 RGB 色彩模式。 |
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文件發送 — 可建立在雷射或桌上型印表機上可列印，並且適用於一般文件傳送方式的 PDF 檔案。此樣式會啟用 JPEG 點陣圖影像壓縮，並可以包含書籤和超連結。 |
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編輯 — 可建立用來傳送至印表機或數位複印機的高品質 PDF 檔案。此樣式會啟用 LZW 壓縮、嵌入字型，並包含超連結、書籤和縮圖。此樣式顯示 PDF 檔案時，會顯示所有字型，所有影像 (以完整解析度)，以及超連結，以便您日後可以編輯檔案。 |
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PDF/X-3 — 此樣式是 PDF/X-1a 的超集合。它允許 PDF 檔案中有 CMYK 及非 CMYK 的資料 (例如 Lab 或灰階)。 |
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印前 — 可啟用 ZIP 點陣圖影像壓縮、嵌入字型並保留專為高品質列印而設計的特別色選項。準備 PDF 檔案進行列印前，最好能先諮詢列印服務提供者，瞭解其建議的設定。 |
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網頁 — 可建立用於線上檢視的 PDF 檔案，例如透過電子郵件發送或在 Web 上發行的 PDF 檔案。此樣式會啟用 JPEG 點陣圖影像壓縮、壓縮文字，並包含超連結。 |
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在「匯出範圍」區域中，啟用下列其中一個選項： |
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在「頁面大小」區域中，選擇下列其中一個選項： |
如果您要建立符合 PDF/A-1b 標準的 PDF 檔案以用於保存，則必須允許嵌入文件中的所有字型。若要檢查無法嵌入的字型，請檢視 PDF 檔案的印前檢查摘要。若要取得有關檢視摘要的更多資訊，請參閱檢視 PDF 檔案的印前檢查摘要.您可以替代任何無法嵌入的字型，或者您可以透過啟用「PDF 發行設定」對話方塊的「物件」頁上的「匯出全部文字為曲線」核取方塊，將所有文字轉換為曲線。
如果文件包含 3D 模型，按一下在「PDF 發行」對話方塊中的「設定」，然後選擇「相容性」清單方塊中的 Acrobat 8.0 或更新版本，確保 3D 模型在 PDF 讀取工具中可進行互動。
若要檢查字型是否可以嵌入，您可以透過使用免費工具 (例如 Microsoft 網站上提供的字型屬性擴展工具) 檢視授權資訊和嵌入限制。
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按一下「檔案」「PDF 發行」。 |
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在「一般」標籤上，從「匯出範圍」區域啟用「文件」選項。 |
| 1 . |
按一下「檔案」「PDF 發行」。 |
| 5 . |
在「PDF 設定」對話方塊中，指定任一設定。 |
| 7 . |
按一下「PDF 預設項目」清單方塊旁邊的「新增 PDF 預設項目」按鈕  。 |
| 8 . |
在「將 PDF 預設項目另存為」清單方塊中，鍵入樣式的名稱。 |
如果您要刪除 PDF 樣式，請選取樣式，然後按一下「PDF 預設項目」清單方塊旁邊的「刪除 PDF 預設項目」按鈕 
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| 1 . |
按一下「檔案」「PDF 發行」。 |
| 5 . |
在「PDF 設定」對話方塊中，指定任一設定。 |
| 7 . |
按一下「PDF」清單方塊旁邊的「新增 PDF 預設項目」按鈕 。 |
| 8 . |
從「將 PDF 預設項目另存為」清單方塊中，選擇要編輯的樣式。 |
如果您將所做的變更儲存至預設設定，則將覆寫原始設定。若要避免這種情況，請將變更儲存至具有新名稱的預設設定。
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